Comunicação Interna ao serviço do Alinhamento e da Performance

Provavelmente, em contexto de formação e desenvolvimento de competências, nunca se falou tanto em Comunicação como nos dias de hoje. Seja como ingrediente da Liderança, como cerne da abordagem comercial e da condução de reuniões ou em ambientes de apresentação, muitos são os processos em que a Comunicação é a pedra-de-toque e, como tal, foco da atenção e das prioridades de formação de cada organização.

Contudo, existe um importante contexto em que a Comunicação, na minha óptica, não tem tido a atenção merecida: os processos de Comunicação Interna, no seio das organizações.

Clarifico, em poucas linhas, esta minha tese. É ainda hoje vulgar encontrarmos, em muitas empresas, departamentos e equipas com fronteiras relativamente estanques, em que a informação necessária não circula com a fluidez que seria indispensável para um ambiente organizacional saudável. A estas realidades, que poderemos caracterizar como “bloqueios horizontais” vêm somar-se, por vezes outras ainda mais graves, os “bloqueios verticais”: como é fácil perceber, aqui as entropias existentes impedirão que a gestão de topo, as linhas intermédias e as áreas mais operacionais partilhem o mesmo conhecimento sobre a actividade da organização. E isto, como todos concordarão, é o primeiro passo para o falhanço das estratégias empresariais, sejam elas bem ou mal desenhadas.

Questões que se ouvem em muitas reuniões de diagnósticos organizacionais:

• “Afinal, as operações não perceberam o que a Gestão queria…”;
• “Não havia conhecimento desse novo procedimento”;
• "Será que não leram os nossos relatórios?”
• “Essas práticas não foram adoptadas nesta delegação.”
• “Como fazer que o back Office compreenda as necessidades da áreas comerciais?”
• “Como fazer para que respeitem as regras instituídas no back-office?”
• “ Não tínhamos conhecimento desses números.”
• “Existe alguma tensão entre os dois directores, mas o assunto nunca foi abordado frontalmente…”

O que fazer? Mantendo a velha máxima do Keep it Simple, os gestores deverão instituir, promover (ou apenas facilitar) cada vez mais os processos de comunicação, assentes em canais e rotinas pertinentes para a circulação do conhecimento organizacional, actual e potencialmente valioso. Levar as pessoas a sair dos seus “silos departamentais” e partilhar conhecimento, pertinente para as operações correntes e indutor da inovação.

Como fazer: formatos como os focus groups, as reuniões de brainstorming, reuniões de análise e avaliação da performance, os momentos mais ou menos formalizados de teambulding, ou a utilização pertinente de canais como intranets e e-mailling serão apostas com valor acrescentado.

Muitas organizações já o fazem? Sem dúvida. A questão é se o fazem bem, com eficácia, com a correcta gestão das prioridades – nos formatos correctos, com a agenda mais indicada, com o devido foco nos resultados. De facto, há que conferir objectividade e conteúdo prático de forma a maximizar a sua utilidade – em termos de planeamento, execução e condução e orientação para o consenso e para a tomada de decisões.

Em síntese, as questões relacionadas com o que comunicar, como comunicar, em que momentos e através de que meios exigirão cada vez mais competências técnicas e inter-relacionais sofisticadas de forma a termos equipas alinhadas em termos de esforços e orientadas para a performance. Como tal, nesta matéria como noutras, a optimização do capital organizacional (processos) deverá ser acompanhada pelo aperfeiçoamento do capital humano (competências).

Carlos Sezões
Managing Director da LearnView